10 mandamientos de eficiencia personal sencillos de aplicar en tu día a día

10 mandamientos y prácticas de la eficiencia personal

Estos 10 mandamientos son sencillas y poderosas prácticas que generan una onda expansiva de productividad en tu vida cómo no te puedes hacer una idea.

La onda expansiva no sabe distinguir entre que es bueno y malo, que multiplica tus resultados y que te frena. Cada uno de estos mandamientos se puede ver desde la otra punta de la misma línea.

Cada vez que leas uno, piensa aunque sea brevemente, cómo es tu día a día respecto ese mandamiento, y para ello acuérdate que todo en este mundo está polarizado. Te ayudará a verte reflejado y con ello espabilar y tomar acción para mejorar tu productividad y eficiencia.

Y aunque YouTube pueda ser y a veces es un cabroncete ladrón de tiempo… venga, vamos, suscribete al canal, que lo estas deseando y ya después nos metemos al lío con los mandamientos.

1. Respetarás tu espacio sagrado diario para hacer la/s grandes tareas del día. Viva el 80/20, viva la Ley de Pareto.  

Pareto fue un sociólogo y economista del siglo XIX, en uno de sus estudios de la sociedad de aquellos tiempos, identificó que pocas personas acaparaban mucha parte de la riqueza, estableciéndose así dos grupos en la sociedad, un 20% de las personas poseían un 80% de la riqueza y la inversa, el 80% de la población solo acumulaba el 20%.

Y en 1941 el consultor Joseph Juran fue quien tras leer la obra de Pareto se dio cuenta que esta se podría trasladar a cuestiones referentes a la calidad de los productos. Lo curioso es que poco a poco se ha comprobado que esta proporción se puede trasladar a casi todas las áreas de la vida y la sociedad.

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El 20% de las cadenas tienen el 80% de share, el 20% de los libros vende el 80%, y así con películas, y también con relaciones personales, al final de todos nuestros amigos, al final el 20% son los que mayor satisfacción nos producen, etc. etc.  

Esa proporción varía dependiendo de lo que se mide, pero suele estar entre el 70/30 y el 90/10.

Y también se va a aplicar a todas las tareas que hagas habitualmente, pero claro, si dedicas las primeras horas de la jornada laboral al 80% de mierdas que provocan el 20% de tus resultados, no me extraña que no avances. ¿Quieres un consejo mágico y sencillo? Quítate un gran marrón diario de tu agenda.

Logra un gran objetivo cada día durante las primeras horas de trabajo, que deben de ser y son las más sagradas para los espartanos de la productividad.

Este algo debe de ser tan importante que si solo hicieras esa cosa en todo el día te seguirás sintiendo orgulloso de la jornada laboral.

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2. Revisarás el correo un par de veces por semana, lo ideal es los lunes y jueves, y NUNCA jamás de los jamases a primera hora del día o a última hora de la tarde/noche…

¿Porque no verlo a primer hora? Ya te puedes poner reactivo y tener ese mensaje incómodo rondandote en la cabeza cuando tendrías que estar concentrándote en tus horas de calidad que producen el 80/20.

Y por la noche igual, si es un mensaje malo o que puede excitarte, quizás te dificulte el relajarte e incluso el dormir. Mirar el correo en la noche es muy mal negocio. La mejor opción es mirarlo a medio día, a la misma hora y los mismos días de la semana. Al principio será raro y duro evitar esa tentación, pero ese podría ser uno de los grandes hábitos a incorporar en tu trabajo de hábitos mensual/trimestral.

Como la gente está enganchada al correo electrónico (son unos jodidos yonkis) tu práctica no va a ser algo habitual, y quizás alguien se extrañe de que no respondas en el día o justo al día siguiente. Para evitarte líos y dejar las cosas claras configura una autorespuesta en tu correo electrónico advirtiendo de ello, la gente valorará tu tiempo ya que es una práctica que demuestra que te tomas muy en serio la efectividad.

¿Que alguno se sorprenderá para mal? Si, pero serán los menos y te compensará con creces.

Este es mi actual mensaje:
Asunto auto- respuesta: Hey!! Revisó y contesto al email los lunes y jueves.

¡¡Hola!! En pro de la productividad, eficiencia y de mi salud mental, reviso y contesto al email los lunes y jueves. Si el asunto es urgente, puedes llamarme al móvil “+34 685 612 555” o escribirme vía WhatsApp.
La otra opción (y de mis preferidas) es Telegram, solo tienes que visitar este link y escribir o mandarme una nota de voz: ttps://telegram.me/jorgejimenez
Muchas gracias por la paciencia y comprensión.
Jorge Jiménez.
Un Hereje Entusiasmado.
→ (*Este correo es una respuesta automática, por favor, no respondas al correo si no es necesario*)

Y claro está, si ves el correo dos veces en semana contesta en bloque. Es mucho más eficiente y eficaz contestar todos los correos de golpe que irlos escribiendo a ratos. Atrévete a contestar con notas de voz, con programas como “Quick Recoder” para Mac o Audacity para PC puedes grabar notas de voz rápidamente y responder en audio a los correos. Yo respondo habitualmente con un mensaje breve del tipo:

“Hey XXXX!!
Te respondo con una nota de voz en mp3 adjunta en este mismo correo.
Que tengas un gran día!!

Jorge Jiménez
Hereje Entusiasmado”

Y ese texto lo tengo guardado en un bloc de notas, lo copio y lo pego, solo cambió el nombre de la persona y en caso de que sea una nota de voz muy larga e importante y quiero curarme en salud y que esté clara la respuesta, añado una lista de viñetas con las acciones o el resumen. Pero solo en casos muy importantes/serios.

3. Amarás asertivamente  tanto el tiempo del prójimo como el tuyo propio.

¡Hola! Acabo de preparar una presentación de ventas, ¿podría llamarte y preguntarte unas dudas?  (Situación con un cliente)

¿Vas a salir a la calle?
Si, voy al banco un momento y continuó trabajando.
¿Podrías ir a correos a recoger un paquete? (Situación con un familiar)

Hey!! ¿Te pillo muy liado? ¿Me puedes ayudar asesorar con una cosita? Que se que tu eres un crack en ese tema… (Compañero profesión o colaborador)

Estas son tres situaciones que se pueden presentar en cualquier momento de cualquier día, y depende de cómo las manejamos vamos a ser más productivos y felices o menos. El primer paso para la productividad personal es quitar lastre de cosas que no deberías de estar haciendo o que no deberías de estar haciendo ahora mismo.

Constantemente vivimos interrupciones, algunas son indirectas y otras muy directas. La próxima vez que alguien te solicite un favor o requiera de tu tiempo reflexia… ¿de verdad esto es prioritario? ¿Tengo que hacerlo? O sería mejor decirle… Lo siento, pero no dispongo de tiempo para ayudarte.

Cuando le decimos que SI a una persona y en tu interior sabias que tenias que decir NO, a quien le distes esa negativa es a ti mismx, y eso genera una frustración interior que vamos arrastrando a lo largo de la jornada y a veces pagamos esa frustración con quien no debemos. ¿Te ha pasado, verdad?

Cuando se asume la filosofía del 100% de responsabilidad ya no vale tirar valores fuera. La culpa no es de quien nos interrumpe, es tuya, es mía.

La actitud adecuada es la asertiva. Ser asertivo implica tomar en consideración tanto los derechos y deseos propios como los ajenos de manera honesta, tranquila y clara, sin caer en una actitud agresiva ni pasiva. Implica animar al resto de personas a ser abiertos y honestos sobre sus opiniones, deseos y sentimientos para que ambas partes actúen de manera apropiada, respetando el equilibrio en la relación.

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4. Establecerás tiempo de duración a las tareas y fecha límite a los proyectos. El británico Cyril Northcote Parkinson enunció una ley que se cumple siempre: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Vamos, que si tenemos poco tiempo para finalizar una tarea, nos adaptamos a este tiempo y logramos realizarla en mucho menos tiempo y si no acotas un tiempo determinado, esta tarea va a tender a consumir todo el tiempo que pueda. Esto se aplica tanto a los objetivos (ponerles fecha, recuerda smarT = timely) como a una tarea del día a día: escribir un artículo en 30 minutos.

Si no acotas ese espacio temporal, puedes llegar a estar toda una mañana documentandote, revisando, escribiendo, etc. Y así con todo. Técnicas como la del Pomodoro y aplicaciones basadas en este, te pueden ayudar a trabajar en bloques de trabajo de tiempo específicos para cada tarea.

5. Limitarás al mínimo la comunicación con clientes que dan pocos beneficios y encima son muy exigentes. ¿Ves lógico dedicarle mucho tiempo a clientes que entran en la parte mala del 80/20?… ¡NO GRACIAS!

6. El smartphone, actual enemigo número uno de la productividad.  

A. Llamadas de teléfono:

  • Si tienes que hacer una llamada de teléfono y quieres que sea una llamada rápida y puntual, utiliza el siguiente speech nada más descuelgue la otra persona: “Hola X, te llamo por un tema puntual…
    PUM!!! Es magia, una vez la persona escucha eso, entiende que es una llamada rápida sin protocolo social y chorradas. Se establece el escenario de llamada rápida y breve sin que esto resulte raro para ambas partes.
  • Cuando recibas una llamada y sientas que la otra persona divaga o sabes que es una persona dada a la divagación responde: “Estoy liadillo, ¿que ocurre?

B. Si tu modelo de negocio te lo permite, apaga el teléfono durante varias horas al día. Si tienes familia, hijos y demás, es indispensable que tengas dos lineas de telefono, ya sean dos tarjetas SiM en un mismo terminal o dos teléfonos, y que el teléfono del trabajo durante esas horas sagradas puedas tenerlo apagado y guardado en un cajón muy oscuro para evitar tentaciones.

Para evitar sustos, establece un mensaje de voz advirtiendo de esa dinámica, puede ser algo del tipo: “Hey!! De 7 a 12 de la mañana tengo el teléfono apagado para concentrarme en las grandes tareas del día. Llámame más tarde o dejame un mensaje en el buzón”.

O di lo que tu quieras, pero deja constancia que esa es una constante tuya. La gente no se molesta, al revés, la mayoría admiran esa capacidad de concentración y foco que estas desarrollando. Pruébalo.

C. No contestarás llamadas de números de teléfono sin identificar o de centralitas super largas. No dejes que una llamada interrupta tu flujo de trabajo. ¿Cuándo fue la última vez que una llamada de un número desconocido te dio una grandisima noticia? Si tienes activado el buzón de voz y es importante ya te dejaran un mensaje y te podrás enterar de ello en un momento en el que a ti te venga bien mirar los mensajes de voz.

D. Desactiva todas las notificaciones del móvil que no sean absolutamente imprescindibles (y prácticamente ninguna lo es). Todo smartphone tiene una zona de configuración en la que puedes bloquear las notificaciones de las aplicaciones. No temas hacerlo, quita notificaciones de todo. ¿O de verdad crees que con esto de la eficiencia personal se te va a olvidar abrir Facebook o WhatsApp? Tranquilx, siempre te acordarás. Pero al quitar todas las notificaciones estás cortando con docenas de interrupciones diarias y fugas de foco y concentración.

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7. No hagas reuniones por hacerlas. Establece previamente puntos de la reunión a tratar y hora de inicio y cierre. A no ser que esta tenga un componente emocional y realmente os apetezca veros en persona o sea una reunión de trabajo que requiere dinamismo, trabajo visual con pizarras, siempre será más eficiente una reunión por Skype u otra plataforma similar.

Telegram icon

8. Bye bye WhatsApp… ¡HOLA TELEGRAM! Practicidad ante todo. Y la mensajería instantánea como WhatsApp es un gran invento. Todxs lo usamos tanto para temas laborales como personales. Entrar WhatsApp por un tema puntual profesional y no caer en la tentación de revisar el resto de mensajes requiere de una fuerza Jedi que muy pocas personas la tienen.

Yo no la tengo e intuyo que por probabilidad tú tampoco. Pero sigue siendo práctica… ¿solución? Telegram. Es idéntico a WhatsApp pero mejor, la interfaz es idéntica solo que de color azul, y además dispones de aplicaciones de escritorio para el ordenador y podrás utilizar esta aplicación aun con el teléfono apagado. Y como no es una aplicación de uso masivo, muy muy muy pocos mensajes distractores te llegarán por hay.

Yo solo tengo un número de teléfono, y como habitualmente lo tengo apagado, mi entorno íntimo y clientes saben que por ahí si me pueden encontrar. Instalate Telegram y obliga a tu equipo y clientes directos a utilizarlo. Venderles la idea pensando en ellos y no en ti.

Cuentales que asi les vas a poder atender mejor y que los mensajes no se perderán entre el aluvión de notificaciones estúpidas, vídeos pronográficos y memes variados. Se reirán porque a ellos tambien les pasa, si, son tus clientes y colaboradores pero son humanos y ellos también tienen un grupo de amigos donde un amigo salido envía pornografia prácticamente a diario. Es ley de vida, es ley de WhatsApp.

Si quieres conocer la historia y cronología de telegram mira este artículo de Alfre Mancera

9. Una cosa a la vez. Terminas una acción y a la siguiente. Da igual que seas hombre o mujer. Una cosa a la vez, la terminas y das finalizada y a por la siguiente de la prioridad. Uno de los mantas de uno de los sistemas de eficiencia personal más conocidos del mundo (GTD) es este: ¿cual es la acción siguiente?

David Allen, el creador de este método lo tenía claro cuando desarrolló su metodología, el multitasking es un engañabobos que da la sensación de ser más productivos pero al final existe una fuga de atención y energía que si fueses de tarea en tarea completando las al completo no sucedería.

10. Nunca automatices lo que puede eliminarse y nunca delegues algo que pueda automatizarse o depurarse. No pierdas el tiempo en tareas repetitivas que podrías dejar automatizadas a través de alguna herramienta o software.

Cuando delegues hazlo con órdenes precisas y aportando un sistema de trabajo mínimamente depurado por tu parte para maximizar el esfuerzo y tiempo de las personas en las que delegas.

Oración de la productividad y eficiencia personal:

“Amarás a la eficiencia personal sobre todas las cosas, santificadas tu tiempo sagrado de calidad 80/20, serás asertivo con tus prioridades y respetuoso con las del prójimo, silenciarás el móvil y recordarás que el multitasking es el camino más rápido hacia la ineficiencia”.

By | 2017-04-12T21:44:02+00:00 Marzo 1st, 2017|4 Comments

About the Author:

Hereje Entusiasmado. Mi misión es inspirar y acompañar a las personas valientes que se atreven a desafiar el statu quo a través de su arte (profesión).Para ello desarrolle el Método de la Araña, un enfoque holístico del personal branding y los modelos de negocio personales. El foco de mi herejía es el “maquillaje digital”. Te invito a que conozcas mi canal de YouTube. LOVE VÍDEO.

4 Comments

  1. Diego 13 Marzo, 2017 at 21:37 - Reply

    “Amarás a la eficiencia personal sobre todas las cosas, santificadas tu tiempo sagrado de calidad 80/20, serás asertivo con tus prioridades y respetuoso con las del prójimo, silenciarás el móvil y recordarás que el multitasking es el camino más rápido hacia la ineficiencia”
    AMEN!

    Muy buena Jorge!
    Un abrazo

    • Jorge Jiménez 14 Marzo, 2017 at 09:21 - Reply

      Hey!! jajaja, si, welcome a la nueva religión de la eficiencia personal ;)

  2. Rume Jose 16 Marzo, 2017 at 16:52 - Reply

    Muy bueno Jorge!! Artículos que ayudan a crecer.. Saludos desde Guatemala!

    • Jorge Jiménez 16 Marzo, 2017 at 19:56 - Reply

      ¡Gracias Rume!
      Te devuelvo los saludos desde Madrid ;)

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